Mag ik het rijksregisternummer van mijn leden of vrijwilligers bewaren in Assist?

Je mag het rijksregisternummer van leden of vrijwilligers alleen opvragen en bewaren als er een wettelijke verplichting of een expliciete machtiging is, bijvoorbeeld voor fiscale fiches (giften), subsidieaanvragen via het Verenigingsloket, of specifieke taken van algemeen belang (advocaten, notarissen). De verwerking moet voldoen aan de GDPR: beperk het tot het strikt noodzakelijke doel, bewaar het niet langer dan nodig (bv. 10 jaar voor giften), zorg voor een veilige opslag en vraag voorafgaand een machtiging aan bij het Sectoraal Comité van het Rijksregister, tenzij de wet dit zelf regelt. 

Wanneer mag je het rijksregisternummer opvragen en bewaren?

• Wettelijke verplichting: Als een wet of decreet dit oplegt, zoals de fiscale fiches voor giften of via het Verenigingsloket voor verenigingen.
• Machtiging: Als je een specifieke machtiging van het Sectoraal Comité van het Rijksregister hebt gekregen voor een taak van algemeen belang.

• Specifieke beroepen: Advocaten, notarissen, deurwaarders, apothekers en politiediensten mogen het in het kader van hun beroep opzoeken. 

  
  

Wat zijn de voorwaarden (GDPR)?

• Doelbinding (Data minimalisatie): Gebruik het RRN enkel voor het specifieke, wettelijk toegestane doel en niet voor andere doeleinden (bv. enkel voor identificatie bij naamgenoten).
• Beperkte bewaartermijn: Bewaar het niet langer dan strikt noodzakelijk, bv. 10 jaar voor fiscale doeleinden.
• Veilige verwerking: Zorg voor adequate beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, vooral als het via officiële kanalen zoals het Verenigingsloket gaat.

• Transparantie: Wees transparant naar je leden over het waarom en hoe je hun gegevens verwerkt. 

  
  

Wat als je geen wettelijke basis hebt?

• Dan mag je het rijksregisternummer niet zomaar opvragen of bewaren. Het is een uniek identificatiemiddel dat extra bescherming geniet. Gebruik liever een alternatieve identificator waar mogelijk.