Hoe dient een vrijwilliger een voorgeschoten reële (of werkelijke) kost in?

Een vrijwilliger kan via mijnAssist — de persoonlijke omgeving van je vrijwilligers — zelf een voorgeschoten uitgave indienen als "Reële kost". Dat kan enkel als er een bewijsstuk wordt opgeladen. Heeft de vrijwilliger geen kasticket of factuur, dan kan deze eventueel zelf een 'bewijsstuk' voorzien: voor een traktatie gebruik je een eigen (kosten)nota met daarop duidelijk wanneer de traktatie gebeurde, aan wie en waarom; voor een tweedehands aankoop bijvoorbeeld een schermafdruk van de advertentie, een document waarin de verkoper aangeeft wat hij voor hoeveel verkocht heeft, of een foto van het item samen met een verklaring van het bestuurslid (datum en bedrag).

Alternatief via de boekhouding

Zolang het bestuurslid nog niet terugbetaald is, kan je de voorgeschoten uitgave ook als schuld inboeken:

1. Ga naar "Boekhouding" > "Verrichting toevoegen".
2. Selecteer het boekjaar en kies als soort "Schuld, zonder aankoopfactuur".
3. Vul het bestuurslid in als schuldeiser, met het bedrag en de bijhorende uitgavenrekening.

Zodra het bestuurslid terugbetaald is, zet je die schuld om naar een uitgave via een nieuwe verrichting. Heb je geen kasticket, dan kan je een eigen nota als referentie gebruiken (omschrijving met datum en bedrag) en die een bewijsstuknummer geven.