Hoe stel ik de webshop en de mails van mijn activiteiten in?

Wie deelneemt aan een activiteit, doorloopt een webshop: een bestelpagina met jouw teksten, en daarna een bevestigingsmail. Dat geldt voor een activiteit met tickets, maar ook voor een inschrijving zonder tickets. Je bepaalt zelf welke teksten daarin staan, hoe de webshop eruitziet, wat je algemene voorwaarden zijn en wie een melding krijgt bij een nieuwe bestelling.

Je stelt dat één keer in voor al je activiteiten. Wijkt één activiteit af, dan pas je enkel die aan.

Dit scherm zit in de nieuwe versie van Assist, bij een abonnement Assist PLUS. Werk je nog in de vorige versie, surf dan naar nieuw.assistonline.eu en meld je daar aan met je e-mailadres en wachtwoord.

Zo hangt het samen

• De standaard geldt voor elke activiteit die niets eigens heeft. Pas je de standaard aan, dan verandert ze meteen mee voor al die activiteiten.
• Een activiteit met eigen instellingen volgt die standaard niet meer. Een wijziging aan de standaard geldt daar dus niet.

De standaard instellen

Ga in het menu naar Activiteiten 1 en klik op Webshop en mails 2.

De pagina is opgebouwd uit kaarten. Rechts spring je met één klik naar een kaart 1: daar staan ze met een korte naam (Standaard, Webshop, Opmaak, Voorwaarden, Bevestigingsmail, Alias en ontvangers). Met Bewaren 2 rechts bewaar je alles in één keer; onderaan de pagina staat dezelfde knop.

Teksten van de webshop

Hier staat elke titel en tekst die te zien is bij het bestellen, in de volgorde van de stappen die de webshop doorloopt:

• Stap 1. Infopagina: zet je het vinkje Start met een infopagina, dan verschijnen Titel, Tekst en Tekst op de knop. Die drie zijn dan verplicht. Zonder vinkje begint de webshop bij het kiezen van de tickets.
• Stap 2. Tickets kiezen: met Maximum per bestelling bepaal je hoeveel tickets iemand in één keer mag bestellen. Dat veld is verplicht en minstens 1: zonder maximum kan niemand bestellen.
• Stap 3. Persoonsgegevens: wie bestelt, vult hier zijn of haar gegevens in. Met Tekst bij het vinkje voor nieuws vraag je of die persoon nieuws van je organisatie wil ontvangen. Laat je dat leeg, dan toont de webshop het vinkje niet.
• Stap 4. Deelnemers: de namen van de mensen die meekomen. De webshop toont deze stap enkel bij tickets op naam.
• Stap 5. Bedankpagina: wat er te zien is zodra de bestelling rond is.

Een nieuwe regel in een tekst is ook een nieuwe regel in de webshop.

Opmaak van de webshop

Geef de webshop de kleuren van je organisatie. Bij elk kleurveld klik je op het gekleurde vakje en kies je een kleur; wie een vaste huisstijlkleur heeft, kan ook de kleurcode intypen, zoals #1E88E5. Je stelt in: de achtergrondkleur, je logo, Ruimte boven de titel (pixels), het lettertype en de kleuren van de tekst en van de knoppen, telkens ook zoals ze eruitzien wanneer ze met de muis aangewezen worden.

Bij Lettertype geef je een of meer namen op, gescheiden door een komma, bijvoorbeeld Verdana, Helvetica, Arial, sans-serif. De webshop neemt het eerste lettertype dat de computer van de bezoeker kent. Een naam met een spatie zet je tussen aanhalingstekens.

Algemene voorwaarden

Wie bestelt, gaat akkoord met je algemene voorwaarden. Assist geeft een model mee, dat je hier zelf aanpast.

Bevestigingsmail

Na een bestelling vertrekt automatisch een mail. Bovenaan kies je de achtergrondkleur en het logo die voor beide mails gelden. Daaronder stel je de twee mails apart in, elk met een onderwerp, een titel in de mail en een tekst:

• Mail met tickets in bijlage, voor een bestelling met tickets.
• Mail bij een inschrijving zonder tickets, voor een inschrijving waar geen ticket aan vasthangt.

Laat je bij een van beide mails het onderwerp, de titel of de tekst leeg, dan vult Assist daar zelf een standaardtekst in.

Mail-alias en ontvangers

De bevestigingsmail vertrekt van een mail-alias van je organisatie. Kies je er geen, dan vertrekt ze van je standaard-alias.

Bij Melding naar, onder Melding bij een nieuwe bestelling, duid je aan wie een mail krijgt zodra er iemand bestelt. Die melding gaat naar het e-mailadres thuis van die persoon. Staat dat niet ingevuld bij de persoon, dan staat die naam grijs in de lijst met de vermelding "geen e-mailadres thuis" en kan je hem niet kiezen: vul dan eerst het e-mailadres thuis in bij die persoon. Wie al ontvanger was, blijft wel in de lijst staan, zodat je hem kan weghalen.

Variabelen in je teksten

In een titel of tekst kan je variabelen gebruiken. Assist vervangt ze bij het tonen of versturen door de juiste gegevens. Je herkent ze aan de accolades. In een gewoon tekstvak klik je op het informatie-icoontje naast de tekst voor de lijst die daar past. In de tekst van de twee mails werk je in een teksteditor: gebruik daar de knop Variabele waarde in de werkbalk, die de variabele meteen invoegt.

• In de webshop: {verenigingsnaam}, {adres-vereniging}, {ondernemingsnummer}, {max.-aantal-tickets}, {contact-voornaam}, {contact-familienaam}, {contact-e-mail} en {contact-tel/gsm}. Op de bedankpagina wordt [Tickets downloaden] een knop waarmee de tickets meteen op te halen zijn.
• In de algemene voorwaarden: onder meer {naam-activiteit}, {start-activiteit}, {einde-activiteit}, {locatie-activiteit}, {naam-vereniging} en {website}.
• In de mails: onder meer {benaming-activiteit}, {datum-activiteit}, {beginuur-activiteit}, {einduur-activiteit} en {plaats-activiteit}.

Eén activiteit anders instellen

Open de activiteit en ga naar de tab Webshop en mails 1. Bovenaan staat de kaart Standaard of eigen instellingen. Zolang de activiteit de standaard volgt, staan de instellingen hier niet: je ziet enkel de keuze 2, de uitleg, en de knop Ga naar de standaard 3 die je naar de pagina brengt waar je ze bekijkt en wijzigt.

• Kies Ik gebruik andere instellingen voor deze activiteit. De teksten van je standaard verschijnen en je kan ze aanpassen. Wijzig wat je wil en klik op Bewaren. Pas dan krijgt de activiteit haar eigen instellingen.
• Wil je terug naar de standaard? Kies dan Ik gebruik de standaardinstellingen van mijn organisatie. Assist vraagt eerst een bevestiging en verwijdert daarna de eigen instellingen van deze activiteit, samen met de ontvangers die je daar koos. Bedenk je je later, dan vul je ze opnieuw in.

De webshop op je eigen website

Op de tab Tickets van de activiteit staat de kaart Tickets verkopen via de webshop. Zodra de webshop beschikbaar is, vind je daar bij Link naar webshop het adres van je webshop, en bij In je eigen website de code om de webshop in een pagina van je eigen website te plaatsen. Klik op het kopieer-icoontje en plak de code in je website.

Open die link ook zelf even: zo zie je meteen hoe je teksten, kleuren en logo er in het echt uitzien.

Bovenaan diezelfde kaart staat een knop naar de instellingen: Ga naar Webshop en mails bij een activiteit met eigen instellingen, of Ga naar de standaard zolang ze de standaard volgt.

Goed om te weten

• Wijzig je de standaard, dan verandert elke activiteit mee die de standaard volgt, ook de activiteiten die al voorbij zijn.
• Een activiteit met eigen instellingen volgt een wijziging aan de standaard niet.
• Staat een oudere activiteit op eigen instellingen terwijl je daar nooit iets aanpaste? In de vorige versie van Assist kreeg een activiteit automatisch een eigen kopie zodra je het scherm opende. Die kopieën blijven staan. Wil je dat zo'n activiteit de standaard weer volgt, kies dan op haar tab Ik gebruik de standaardinstellingen van mijn organisatie.
• Dupliceer je een activiteit, dan gaan haar eigen instellingen mee naar de kopie.
• Heeft je organisatie zelf nog geen standaard ingesteld, dan zie je de standaardteksten van Assist. Wat je daar bewaart, wordt de standaard van je organisatie.

Lees ook: Welke betaalprovider kies ik voor online betalingen in Assist?