Hoe maak ik een activiteit aan in Assist?

Organiseer je een eetfestijn, een fuif, een quiz of een vorming? In Assist maak je daarvoor een activiteit aan. Aan die activiteit hangen daarna je tickets, je deelnemers en je inkomsten en uitgaven. Ontdek hier hoe je een activiteit aanmaakt, en hoe je ze later bewerkt.

Wat staat er op de fiche van een activiteit?

Je legt één keer vast wat de activiteit is, voor wie ze bedoeld is, en wanneer en waar ze doorgaat. Daarvoor heeft de fiche vijf tabs:

• Algemeen: de gegevens van je activiteit. Die vul je hieronder in.
• Tickets: de tickets die je verkoopt, je webshop en het scannen aan de ingang.
• Deelnemers: wie ingeschreven is, en wie je er zelf bij zet.
• Financieel: de ontvangsten en uitgaven van deze activiteit, ook als pdf.
• Webshop en mails: de teksten van je bestelpagina, je bedankpagina en je mails. Deze tab is er voor verenigingen met Assist PLUS.

Die vier laatste tabs werken pas zodra je activiteit bewaard is. Zolang dat niet gebeurd is, zegt de tab Tickets: "Bewaar de activiteit eerst om tickets te kunnen toevoegen."

Zo ga je te werk in de nieuwe versie van Assist:

Stap 1: open je activiteiten

• Heb je de nieuwe versie van Assist nog niet ontdekt, surf dan naar nieuw.assistonline.eu en meld je daar aan met je e-mailadres en wachtwoord.

  Ga naar de rubriek Activiteiten 1 en klik in de subnavigatie op Activiteiten beheren 2.

  

  • 3 Werkjaar: het overzicht toont de activiteiten van het werkjaar dat hier staat. Kies een ander werkjaar om oudere activiteiten te zien.
  • 4 Activiteit toevoegen: hiermee maak je een nieuwe activiteit.
  • 5 Klik ergens op de rij om de fiche van die activiteit te openen. Hou je Ctrl ingedrukt terwijl je klikt, dan opent ze in een nieuw tabblad.
  • 6 De knoppen achteraan elke rij brengen je rechtstreeks naar een onderdeel: Bewerken, Tickets, Deelnemers en Financieel overzicht. De vuilnisbak verwijdert de activiteit.
  • Onderaan staat Gearchiveerde activiteiten. Klap dat open om te zien wat je eerder archiveerde.

Stap 2: zeg welke activiteit het is

• Klik op Activiteit toevoegen. Je krijgt een lege fiche op de tab Algemeen.

  

  • 1 De tabbalk: hiermee ga je later naar de tickets, de deelnemers, het financieel overzicht en de webshop van deze activiteit.
  • 2 Benaming: de naam van je activiteit, bijvoorbeeld Spaghettiavond. Dit veld is verplicht.
  • 3 Soort activiteit: kies een soort uit de lijst. Staat de jouwe er niet bij, klik dan op het groene plusje, vul een benaming in en klik op Soort toevoegen.
  • 4 Korte omschrijving: in het kort waarover het gaat.
  • 5 De kaarten van deze tab. Klik op een naam om naar die kaart te springen.
  • 6 Toevoegen: hiermee bewaar je je activiteit. Dezelfde knop staat ook onderaan de pagina.

Stap 3: kies voor wie de activiteit is

• De tweede kaart, Voor wie is deze activiteit, bepaalt wie mag inschrijven en wie ze in mijnAssist ziet.

  

  • 1 Voor wie?: kies of iedereen kan inschrijven, of enkel je leden. Onder je keuze staat telkens wat ze betekent.
  • 2 Koos je voor enkel leden, dan duid je hier aan wélke leden: Leden uit ledengroep en Leden met functie. Je mag er meerdere kiezen.
  • 3 Kies je geen enkele ledengroep of functie, dan waarschuwt Assist je: niemand ziet de activiteit dan in mijnAssist.

Stap 4: vul in wanneer en waar

• 

  • 1 Dit vindt plaats: kies hoe je activiteit in de tijd loopt.
    • Op 1 dag: één datum met een begin- en een einduur.
    • Op aansluitende dagen: een begindag en een einddag, bijvoorbeeld een weekend.
    • Op losse momenten: verschillende momenten die niet aansluiten, bijvoorbeeld een reeks repetities. Je voegt elk moment apart toe, met een eigen datum, eigen uren en een eigen locatie.
  • 2 Datum: wanneer je activiteit doorgaat. Dit veld is verplicht.
  • 3 Beginuur en Einduur.
  • 4 Locatie: kies een adres dat al in Assist staat, of klik op het groene plusje om er een toe te voegen.
• Ga je van Op losse momenten naar een andere keuze terwijl er meerdere momenten staan, dan vraagt Assist eerst of die extra momenten weg mogen.

Stap 5: vul de contactgegevens in

• Zo weet iedereen bij wie hij terechtkan met vragen over deze activiteit.

  

  • 1 Website en 2 Sociale media: de link naar de pagina of het evenement van deze activiteit.
  • 3 E-mail: typ een adres en druk op Enter. Zo kan je er ook meerdere ingeven.
  • 4 Telefoon / GSM.
  • 5 Contactpersoon en 6 Verantwoordelijke: kies iemand die al in Assist staat, of voeg een persoon toe met het groene plusje.

Stap 6: stel het inschrijven in

• 

  • 1 Start en Einde inschrijvingen, elk met een uur: de periode waarin mensen kunnen inschrijven.
  • 2 Maximum aantal deelnemers: hoeveel mensen er hoogstens mee kunnen.
  • 3 Telefoon vereist en Geboortedatum vereist: vink aan wat je bij het inschrijven zeker wil weten.
• Verkoop je tickets voor deze activiteit, dan staan die eerste velden hier niet meer. Assist meldt dan dat je start en einde van de voorverkoop instelt op de tab Tickets, en dat het maximum aantal deelnemers per ticket geldt.

Stap 7: vul de extra gegevens aan

• 

  • 1 Kleur in planbord: de kleur waarmee deze activiteit in het planbord staat. Klik op het icoontje achteraan het veld om een kleur te kiezen, of typ zelf een kleurcode zoals #9DBFDC.
  • 2 Aantal uren vorming: gaat het om een vorming, vul dan in hoeveel uren ze duurt.
  • 3 GDPR-activiteit: vink dit aan als de activiteit in je GDPR-logboek hoort. Klik op het blauwe informatie-icoon voor uitleg.
  • 4 Attest ziekenfonds: vink dit aan als je deelnemers na afloop een attest voor hun ziekenfonds krijgen.
  • 5 Toevoegen: hiermee bewaar je je nieuwe activiteit.

Stap 8: voeg je activiteit toe

• Klik op Toevoegen, onderaan de pagina of in de rechterkolom. Assist bewaart je activiteit en brengt je terug naar het overzicht.
• Ontbreekt er nog iets, dan blijft de fiche open en springt Assist naar het veld dat je nog moet invullen.
• Bestaat er al een activiteit met dezelfde benaming op dezelfde datum, dan vraagt Assist of je ze toch wil toevoegen. Kies Toevoegen om dat te doen, Bestaande openen om naar de activiteit te gaan die er al staat, of Annuleren om verder te werken aan wat je aan het invullen was.

Een bestaande activiteit bewerken

• Klik in het overzicht op de rij van je activiteit. Haar fiche opent op de tab Algemeen, met dezelfde kaarten als hierboven.

  

  • 1 Met de tabbalk ga je naar de tickets, de deelnemers, het financieel overzicht en de webshop van deze activiteit.
  • 2 Dupliceren: maakt een kopie van deze activiteit.
  • 3 Bewaren: bewaart je wijzigingen.
• Wissel je van tab terwijl je iets gewijzigd hebt, dan bewaart Assist dat mee. Verlaat je de fiche met wijzigingen die nog niet bewaard zijn, dan vraagt Assist of je ze wil weggooien.

Dupliceren, archiveren en verwijderen

Onderaan de fiche en in de rechterkolom staat wat je verder met je activiteit kan doen.

Dupliceren

Organiseer je elk jaar hetzelfde eetfestijn? Klik dan op Dupliceren 4. Assist bewaart eerst je wijzigingen en maakt daarna een kopie met alle instellingen, ook je tickets. Je bewerkt meteen die kopie: ze heet "... - kopie" en heeft nog geen datums, dus vul de nieuwe datum in en pas de naam aan.

Archiveren en terug activeren

Een activiteit die voorbij is, hoeft niet in je overzicht te blijven staan. Klik op Archiveren 1 en bevestig. De activiteit verdwijnt uit het overzicht en komt onderaan bij Gearchiveerde activiteiten. Er gaat niets verloren.

Wil je ze terug? Klik in de archieftabel op Activiteit de-archiveren, of open de activiteit en klik op Activeren, op dezelfde plek als waar Archiveren stond.

Verwijderen

Met Verwijderen 2 gooi je de activiteit definitief weg. Assist vraagt eerst of je zeker bent.

Hangen er al tickets, deelnemers of boekingen aan, dan verwijdert Assist niets en toont ze waarom. Archiveer de activiteit in dat geval.

Terug zonder te bewaren

Met Terug 3 ga je naar het overzicht. Heb je nog niet-bewaarde wijzigingen, dan vraagt Assist eerst of je ze wil weggooien. Naast Terug staat Bewaren.

En verder

• Tickets verkopen voor je activiteit? Lees Hoe beheer ik de tickets van een activiteit?
• De teksten van je bestelpagina, je bedankpagina en je mails aanpassen? Lees Hoe stel ik de webshop en de mails van mijn activiteiten in?

Nog geen abonnement op Assist?
Test Assist 30 dagen gratis.