Hoe moet ik financiële verrichtingen inboeken?

Indien je minstens één financiële post (Kas, Zichtrekening, Spaarrekening,...) hebt opgegeven en indien je de verschillende rekeningen van het rekeningenstelsel hebt nagekeken, ben je klaar om verrichtingen in te boeken.

Om een verrichting toe te voegen, klik je in de rubriek 'Boekhouding' op de knop 'Verrichtingen toevoegen en bewerken'.

Iedere verrichting wordt in Assist gekoppeld aan een bepaalde maand van een bepaald jaar. Om die reden moet je eerst de juiste maand en jaar selecteren waarin je verrichtingen wilt toevoegen.

Vervolgens selecteer je de 'Soort verrichting' die je wilt toevoegen. Je hebt de keuze uit volgende 4 soorten verrichtingen: Ontvangsten, Uitgaven, Schulden en Vorderingen.

Ontvangsten 

• Volgnummer
  Het is wettelijk verplicht om iedere verrichting per boekjaar een uniek volgnummer te geven. Per verrichting genereert Assist automatisch een uniek volgnummer. Hiervoor gaat Assist in de lijst met verrichtingen op zoek naar het hoogste volgnummer en telt daar automatisch 1 bij. Indien gewenst, kan dit volgnummer aangepast worden, maar Assist zal erop toezien dat je geen volgnummer opgeeft dat al gebruikt wordt bij een andere verrichting.

• Verantwoordingsnummer
  Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'verantwoordingsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Ieder verantwoordingsstuk geef je een uniek en duidelijk verantwoordingsnummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,... voor de uitgaven). Het is dat verantwoordingsnummer dat gekoppeld wordt aan een verrichting en dat je in dit veld moet ingeven.

• Datum
  Bij een enkelvoudige boekhouding worden de verrichtingen ingeboekt op het moment dat de 'geldstroom' plaatsvond. Als 'Datum' vul je dus de dag in waarop de Ontvangst effectief 'binnen kwam'.

• Omschrijving
  Geef een duidelijke omschrijving van de Ontvangst.BedragHier vul je het bedrag van de Ontvangst in.

• Financiële post
  In deze keuzelijst selecteer je de 'Financiële post' waarnaar het Bedrag gaat. Wordt het geld eerst in een gezamenlijke Kas bewaard of wordt het bijv. rechtstreeks gestort op de Zichtrekening.

• Ontvangstenrekening
  Indien je op het einde van het boekjaar via Assist een financieel jaarverslag wilt opmaken, geef je hier op tot welke 'Ontvangstenrekening' deze verrichting betrekking heeft.

• Van wie
  Van wie is deze Ontvangst afkomstig? Dit kan zowel de naam van instantie zijn (bijv. de subsidiërende instantie), een leverancier (bijv. de brouwer) of de naam van een persoon (bijv. een lid).

• Activiteit
  Indien deze Ontvangst betrekking heeft op een bepaalde activiteit (bijv. Ontvangsten van een eetfestijn), kan je deze verrichting koppelen aan deze activiteit. Later kan je dan een overzicht opvragen van alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben met deze activiteit. Deze activiteit moet wel eerst in de rubriek 'Activiteiten' toegevoegd zijn vooraleer je deze kan koppelen aan een verrichting.

• Meer info
  Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze Ontvangst kwijt kan.

Uitgaven 

• Volgnummer
  Iedere uitgave of aankoop krijgt een uniek volgnummer dat Assist automatisch genereert.

• Verantwoordingsnummer
  Elke uitgave krijgt een uniek verantwoordingsnummer dat gekoppeld is aan een verantwoordingsstuk.

• Datum
  De datum waarop de uitgave betrekking heeft.

• Omschrijving
  Geef een duidelijke omschrijving van de uitgave of de aankoop.

• Bedrag
  Het bedrag van de aankoop of de uitgave.

• Financiële post
  Op welke financiële post heeft deze aankoop of uitgave betrekking. Een factuur van de brouwer wordt bijv. met een overschrijving via de Zichtrekening betaald, terwijl het aankopen van CD's met cash geld uit de Kas wordt betaald.

• Uitgavenrekening
  Hier selecteert u de 'Uitgavenrekening' waarop deze uitgave betrekking heeft.

• Aan wie / Waar
  Aan wie is de vereniging deze uitgave verschuldigd of waar werden de aankopen gedaan. Dit kan zowel de naam van een leverancier zijn (bijv. de brouwer) of de naam van een winkel (Free Record Shop bijv.).

• Activiteit
  Heeft deze uitgave betrekking op een activiteit, dan kan je deze activiteit hier selecteren.

• Meer info
  Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze uitgave of aankoop kwijt kan.

Vorderingen 

• Factuurdatum en factuurnummer
  Indien de vordering betrekking heeft op een uitgaande factuur, kan je in deze velden de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.

• Omschrijving
  Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de vordering. Als je later deze vordering omzet naar een ontvangst, zal deze omschrijving overgenomen worden.

• Bedrag
  Het bedrag van de vordering. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de vordering en kan gewijzigd worden op het moment dat de vordering betaald wordt.

• Van wie
  Wie is dit bedrag verschuldigd aan de vereniging. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de vordering wordt omgezet naar een ontvangst.

• Activiteit
  Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze vordering. Vorderingen worden in het financiële overzicht van activiteiten wel niet opgenomen.

• Meer info
  Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze vordering kwijt kan.

Schulden 

• Factuurdatum en factuurnummer
  Indien de schuld betrekking heeft op een inkomende factuur, kan je in dit veld de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.

• Omschrijving
  Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de schuld. Als je later deze schuld omzet naar een uitgave, zal deze omschrijving overgenomen worden.

• Bedrag
  Het bedrag van de schuld. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de schuld en kan gewijzigd worden op het moment dat de schuld afgelost wordt.

• Aan wie
  Aan wie is de vereniging deze schuld verschuldigd. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de schuld wordt omgezet naar een uitgave.

• Activiteit
  Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze schuld. In het financiële overzicht van deze activiteit worden schulden echter niet opgenomen.

• Meer info
  Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze schuld kwijt kan.

Nog geen abonnement op Assist?
Test Assist 30 dagen gratis.