Hoe moet ik financiële verrichtingen inboeken?
Indien je minstens één financiële post (Kas, Zichtrekening, Spaarrekening,...) hebt opgegeven en indien je de verschillende rekeningen van het rekeningenstelsel hebt nagekeken, ben je klaar om verrichtingen in te boeken.
Zo ga je te werk in de nieuwe versie van Assist:
- Heb je de nieuwe versie van Assist nog niet ontdekt, surf dan naar nieuw.assistonline.eu en meld je daar aan met je e-mailadres en wachtwoord.
- Ga naar de rubriek 'Boekhouding'.
- Klik in de subnavigatie op 'Verrichtingen toevoegen'.
- Selecteer het juiste boekjaar waarin je een verrichting wil inboeken.
- Vervolgens selecteer je de 'Soort verrichting' die je wilt toevoegen. Je hebt de keuze uit volgende 5 soorten verrichtingen: Ontvangst, Uitgave, Geldoverdracht, Vordering en Schuld.
- Ontvangsten
Volgnummer
Het is wettelijk verplicht om iedere verrichting per boekjaar een uniek volgnummer te geven. Per verrichting genereert Assist automatisch een uniek volgnummer. Hiervoor gaat Assist in de lijst met verrichtingen op zoek naar het hoogste volgnummer en telt daar automatisch 1 bij. Indien gewenst, kan dit volgnummer aangepast worden, maar Assist zal erop toezien dat je geen volgnummer opgeeft dat al gebruikt wordt bij een andere verrichting.
Omschrijving
Geef een duidelijke omschrijving van de ontvangst / bedrag.
Van wie
Van wie is deze Ontvangst afkomstig? Dit kan zowel de naam van instantie zijn (bijv. de subsidiërende instantie), een leverancier (bijv. de brouwer) of de naam van een persoon (bijv. een lid).
Type contact
Bij Type contact geef je in of de ontvangst van een persoon /bedrijf komt, of deze in België of de EU gevestigd is etc.
Datum
Bij een enkelvoudige boekhouding worden de verrichtingen ingeboekt op het moment dat de 'geldstroom' plaatsvond. Als 'Datum' vul je dus de dag in waarop de Ontvangst effectief 'binnen kwam'.
Geldrekening
In deze keuzelijst selecteer je de geldrekening waarnaar het bedrag gaat. Wordt het geld eerst in een gezamenlijke Kas bewaard of wordt het bijv. rechtstreeks gestort op de Zichtrekening.
Totaalbedrag incl. btw
Vul hier het totaalbedrag van de ontvangst in.
Ontvangstenrekening
Indien je op het einde van het boekjaar via Assist een financieel jaarverslag wilt opmaken, geef je hier op tot welke 'Ontvangstenrekening' deze verrichting betrekking heeft.
Bewijsstuk
Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'bewijsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Hier heb je de keuze om te selecteren op welke manier je een bewijsstuk van de ontvangst wil bewaren.
Bewijsstuknummer
Ieder bewijsstuk geef je een uniek en duidelijk bewijsstuknummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,... voor de uitgaven). Het is dat bewijsstuknummer dat gekoppeld wordt aan een verrichting en dat je in dit veld moet ingeven.
Activiteit
Indien deze Ontvangst betrekking heeft op een bepaalde activiteit (bijv. Ontvangsten van een eetfestijn), kan je deze verrichting koppelen aan deze activiteit. Later kan je dan een overzicht opvragen van alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben met deze activiteit. Deze activiteit moet wel eerst in de rubriek 'Activiteiten' toegevoegd zijn vooraleer je deze kan koppelen aan een verrichting.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze Ontvangst kwijt kan.
- Uitgaven
Volgnummer
Iedere uitgave of aankoop krijgt een uniek volgnummer dat Assist automatisch genereert.
Omschrijving
Geef een duidelijke omschrijving van de uitgave of de aankoop.
Aan wie
Aan wie is de vereniging deze uitgave verschuldigd of waar werden de aankopen gedaan. Dit kan zowel de naam van een leverancier zijn (bijv. de brouwer) of de naam van een winkel (Free Record Shop bijv.).
Type contact
Bij Type contact geef je in of de uitgave van een persoon /bedrijf komt, of deze in België of de EU gevestigd is etc.
Datum
De datum waarop de uitgave betrekking heeft.
Geldrekening
Op welke geldrekening heeft deze aankoop of uitgave betrekking. Een factuur van de brouwer wordt bijv. met een overschrijving via de Zichtrekening betaald, terwijl het aankopen van CD's met cash geld uit de Kas wordt betaald.
Totaalbedrag incl. btw
Vul hier het totaalbedrag van de ontvangst in.
Uitgavenrekening
Hier selecteert u de 'Uitgavenrekening' waarop deze uitgave betrekking heeft.
Bewijsstuk
Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'bewijsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Hier heb je de keuze om te selecteren op welke manier je een bewijsstuk van de uitgave wil bewaren.
Bewijsstuknummer
Elke uitgave krijgt een uniek bewijsstuknummer dat gekoppeld is aan een bewijsstuk.
Selecteer activiteit
Heeft deze uitgave betrekking op een activiteit, dan kan je deze activiteit hier selecteren.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze uitgave of aankoop kwijt kan.
- Geldoverdracht
Datum geldoverdracht
De datum waarop de geldoverdracht betrekking heeft.
Van geldrekening
Selecteer hier de geldrekening waarvan je een bedrag wilt overdragen.
Naar geldrekening
Selecteer hier de geldrekening waarnaar je een bedrag wilt overdragen.
Omschrijving
Deze omschrijving wordt automatisch ingevuld.
Bedrag
Vul het bedrag van de overdracht in.
- Vorderingen (met of zonder verkoopfactuur)
Soort vordering
Indien de vordering betrekking heeft op een uitgaande factuur, selecteer dan 'Vordering met verkoopfactuur.
Omschrijving
Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de vordering. Als je later deze vordering omzet naar een ontvangst, zal deze omschrijving overgenomen worden.
Van wie
Wie is dit bedrag verschuldigd aan de vereniging. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de vordering wordt omgezet naar een ontvangst.
Type contact
Bij Type contact geef je in of de vordering van een persoon /bedrijf komt, of deze in België of de EU gevestigd is etc.
Totaal bedrag incl. btw
Het bedrag van de vordering. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de vordering en kan gewijzigd worden op het moment dat de vordering betaald wordt.
Ontvangstenrekening
Hier selecteert u de 'Ontvangstenrekening' waarop deze vordering betrekking heeft.
Bewijsstuk
Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'bewijsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Hier heb je de keuze om te selecteren op welke manier je een bewijsstuk van de vordering wil bewaren.
Indien je een vordering met verkoopfactuur hebt, is dit niet nodig.
Datum
De datum waarop de vordering betrekking heeft.
Bewijsstuknummer
Ieder bewijsstuk geef je een uniek en duidelijk bewijsstuknummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,... voor de uitgaven). Het is dat bewijsstuknummer dat gekoppeld wordt aan een verrichting en dat je in dit veld moet ingeven.
Verkoopfactuur
Indien je helemaal in het begin bij 'Soort vordering' de optie 'Vordering met verkoopfactuur' hebt geselecteerd, krijg je de optie om een bewijsstuk in te dienen niet. Je krijgt bij het onderdeel 'Verkoopfactuur echter wel de optie om dit factuur in te dienen. Hierbij selecteer je de manier waarop je het factuur bewaart.
Factuurdatum
Vul hier de datum van de factuur in.
Factuurnummer
Elke factuur bevat een factuurnummer. Deze kan je hier ingeven.
Selecteer activiteit
Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze vordering. Vorderingen worden in het financiële overzicht van activiteiten wel niet opgenomen.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze vordering kwijt kan.
- Schuld (met of zonder aankoopfactuur)
Soort schuld
Selecteer of het hier om een schuld met of zonder aankoopfactuur gaat.
Omschrijving
Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de schuld. Als je later deze schuld omzet naar een uitgave, zal deze omschrijving overgenomen worden.
Aan wie
Aan wie is de vereniging deze schuld verschuldigd. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de schuld wordt omgezet naar een uitgave.
Type contact
Bij Type contact geef je in of de schuld van een persoon /bedrijf komt, of deze in België of de EU gevestigd is etc.
Totaalbedrag incl. btw
Het bedrag van de schuld. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de schuld en kan gewijzigd worden op het moment dat de schuld afgelost wordt.
Uitgavenrekening
Hier selecteert u de 'Uitgavenrekening' waarop deze schuld betrekking heeft.
Bewijsstuk
Iedere schuld die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'bewijsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Hier heb je de keuze om te selecteren op welke manier je een bewijsstuk van de schuld wil bewaren.
Indien je een schuld met aankoopfactuur hebt, is dit niet nodig.
Datum
De datum waarop de schuld betrekking heeft.
Bewijsstuknummer
Ieder bewijsstuk geef je een uniek en duidelijk bewijsstuknummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,... voor de uitgaven). Het is dat bewijsstuknummer dat gekoppeld wordt aan een schuld en dat je in dit veld moet ingeven.
Aankoopfactuur
Indien je helemaal in het begin bij 'Soort schuld' de optie 'Schuld met aankoopfactuur' hebt geselecteerd, krijg je de optie om een bewijsstuk in te dienen niet. Je krijgt bij het onderdeel 'Aankoopfactuur echter wel de optie om dit factuur in te dienen. Hierbij selecteer je de manier waarop je het factuur bewaart.
Factuurdatum
Vul hier de datum van de factuur in.
Factuurnummer
Elke factuur bevat een factuurnummer. Deze kan je hier ingeven.
Selecteer activiteit
Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze schuld. In het financiële overzicht van deze activiteit worden schulden echter niet opgenomen.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze schuld kwijt kan.
Nog geen abonnement op Assist?
Test Assist 30 dagen gratis.